Dokumentation til værtsuniversitetet
I forbindelse med din ansøgning til værtsuniversitetet, vil de bede dig om at vedlægge forskellige former for dokumentation. Se nedenfor eksempler på hvad de kan være og husk på at dette er individuelt fra universitet til universitet. Husk altid at sende dokumentationen til dem i PDF-format.
- Et officielt nomineringsbrev.
Dette er vedhæftet i dit 'Selection Letter'.
- Eksamensbevis (diploma)
Et eksamensbevis bliver normalt sendt med posten og indeholder informationer om navnet på din uddannelsesretning, grad, samt personlige oplysninger. Derudover er der en komplet liste over beståede kurser samt tilhørende karakter. Eksamensbeviset er kun gyldigt ved officielt underskrift fra DTU eller andet hjemmeuniversitet. Du kan få underskrevet dit DTU-bevis i den International studievejledning. Vær opmærksom på, at beviset skal være på engelsk.
- Karakterudskrift (Transcript of Records)
Du kan finde dit DTU karakterbevis på DTU Inside. Karakterudskriftet skal vise karaktererne på alle de kurser, du har bestået i løbet af dit studie på DTU. Udskriftet skal altid være på engelsk og er først gyldig ved underskrift fra DTU. Dette kan du få ved at kontakte International studievejledning.
- Forklaring af den danske karakterskala på engelsk
- Sprogbevis (Proof of English language proficiency)
På Beyond Borders under udvekslingsaftalens infoside kan du se, om der kræves en officiel sprogtest (TOEFL, IELTS...) eller alternativt om for eksempel et language statement fra DTU eller en Erasmus+ OLS test kan være tilstrækkelig.
Her kan du se et eksempel på et TOEFL-testbevis.
- Anbefaling (Recommendation letter)
Nogle universiteter kan kræve, at du vedhæfter et anbefalingsbrev som en del af dokumentationen i din ansøgning.
Dette brev skal underskrives af din studieleder eller af en af dine undervisere her på DTU. Sørg for at lave et udkast, som er beskedent og retvisende, så dit brev blot skal læses igennem og underskrives. Du kan hente inspiration i følgende eksempel her.
- Financial Statement
Et 'Financial Statement' skal dokumentere, at du er dækket godt ind rent økonomisk, så du kan dække dine udgifter i forbindelse med dit udlandsophold - typisk vil dit værtsuniversitet kræve at der skal stå et specifikt beløb til rådighed (i lokal valuta). Det kan du dokumentere ved at få et officielt brev fra din bank, der bekræfter at du har de penge til rådighed. I nogle tilfælde vil de også godkende en officiel opgørelse fra SU/ SU lån ('Govenmental grant') som dokumentation.
- Health Statement
Enkelte universiteter kræver et health statement som en del af ansøgningen. Dette er en officiel erklæring fra egen læge om din sundhedstilstand. Det kan også være et bevis på, at du har taget bestemte vaccinationer, som kan være påkrævet for at måtte opholde sig i det land, du skal på udveksling til.
- Kopi af dit pas (Copy of Passport)
Ofte vi du blive bedt om at uploade en kopi af dit pas - eller indtaste pasnummer og andre informationer derfra. Så hav altid dit pas ved hånden og sørg for, at det er gyldigt under hele dit ophold. Vær opmærksom på at i nogle lande vil de kræve at det også er gyldigt op til 6 måneder efter at du er kommet hjem.
- Motivationsbrev (motivational letter)
Motivationsbrevet er normalt 1-1,5 normalside og indeholder en kort personlig introduktion og argumenterer for, hvorfor du ønsker at tage på udveksling og for dit valg af region, universitet og eventuelt det specifikke department/fakultet.
Du kan her downloade et eksempel på et 'Motivational Letter', som du måske kan finde inspiration i.
- Optagelsesbevis (Confirmation of Enrollment / Certificate of Enrollment / Study Confirmation)
Et optagelsesbevis er et dokument, som officielt bekræfter din status som studerende på DTU.
Du kan få dit optagelsesbevis printet og underskrevet i 'International studievejledning'.
- Forsikringserklæring (Insurance contract/ statement)
Nogle universiteter kræver, at du har helt specifikke forsikringer og at du som en del af din ansøgning til værtsuniversitetet kan dokumentere dette - se et eksempel på en forsikringserklæring.
- Learning agreement
Skal du på udveksling i Europa, kan du i nogle i tilfælde kan du blive bedt om at vedlægge en learning agreement allerede ved din ansøgning til værtsuniversitetet. Om det kommer allerede tidligt her ved ansøgningen eller ej, vil du altid skulle udfylde en learning agreement, for at kunne ansøge om Erasmus stipendium. Læs meget mere om det her.